Facture électronique pour une ASBL : comment s’organiser
Votre ASBL est concernée par Peppol ? Voici comment passer à la pratique : choisir un point d’accès, s’inscrire sur le réseau, recevoir et archiver les factures structurées, et que faire si l’ASBL n’est pas assujettie.
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En bref
- Ce guide est le « comment faire ». Pour savoir si votre ASBL est concernée, lisez d’abord Peppol et ASBL.
- Une ASBL identifiée à la TVA avec un numéro BE doit pouvoir recevoir des factures structurées.
- Elle doit aussi émettre en structuré pour ses opérations taxées vendues à des assujettis belges.
- En pratique : choisir un point d’accès Peppol (souvent via le logiciel comptable), s’inscrire avec le numéro d’entreprise, tester, archiver.
- Une ASBL non assujettie n’a pas d’obligation Peppol, mais peut s’y connecter volontairement.
Pour une ASBL concernée, la démarche tient en quatre étapes : choisir un prestataire qui donne accès au réseau Peppol, s’enregistrer avec le numéro d’entreprise de l’ASBL, vérifier que les factures entrantes arrivent bien dans l’outil comptable, puis organiser l’émission et l’archivage. Une ASBL non assujettie n’y est pas obligée.
Mise en route Peppol pour une ASBL
- Confirmer le statut TVA de l’ASBL (assujettie, exemptée article 44, mixte, non assujettie)
- Choisir un point d’accès Peppol ou un logiciel qui l’intègre
- Enregistrer l’ASBL sur Peppol avec son numéro d’entreprise
- Vérifier l’inscription dans l’annuaire Peppol
- Prévenir les fournisseurs que l’ASBL reçoit via Peppol
- Organiser la validation et l’archivage des factures reçues
Étape 1 : partir du statut TVA de l’ASBL
| Situation de l’ASBL | Recevoir en structuré | Émettre en structuré |
|---|---|---|
| Assujettie avec numéro de TVA BE (activité taxée) | Oui, obligatoire | Oui, pour les opérations taxées vers des assujettis belges |
| Mixte (opérations taxées et exemptées) | Oui, obligatoire | Oui, pour la partie taxée uniquement |
| Uniquement des opérations exemptées (article 44) | En principe non (pas de numéro BE attribué à ce titre) | Non |
| Non assujettie | Non | Non |
Le détail juridique (qui est concerné et pourquoi) est traité dans Peppol et ASBL : suis-je concerné ?. En cas de doute sur votre statut, demandez à votre comptable ou au bureau TVA compétent.
Étape 2 : choisir un point d’accès
On ne se connecte pas directement à Peppol : on passe par un prestataire de services agréé (point d’accès). Beaucoup de logiciels comptables ou de facturation l’intègrent déjà. Le choix est libre et les points d’accès ne peuvent pas se facturer de frais d’itinérance entre eux.
- Votre comptable utilise déjà un logiciel ? Demandez-lui s’il peut recevoir vos factures Peppol directement : c’est souvent la voie la plus simple.
- Peu de factures ? Une solution simple de réception et d’envoi peut suffire. Comparez les prix à l’usage.
- Vérifiez que le prestataire figure parmi les prestataires certifiés (liste OpenPeppol et site du SPF BOSA).
- Demandez l’export des factures reçues (XML et visuel) pour l’archivage et un éventuel changement de prestataire.
Étape 3 : s’inscrire et vérifier
- Le prestataire enregistre l’ASBL sur le réseau à partir de son numéro d’entreprise (BCE).
- Vérifiez que l’ASBL apparaît comme destinataire Peppol (l’outil Vérifier Peppol ou l’annuaire public Peppol).
- Un seul point d’accès par type de document : si l’ASBL est déjà enregistrée ailleurs (ancien logiciel, comptable), faites d’abord transférer ou supprimer cet enregistrement.
- Demandez à un fournisseur habituel d’envoyer une facture test.
Étape 4 : recevoir, valider, archiver
- Désignez qui reçoit et valide les factures (trésorier, coordinateur) et qui les paie.
- Gardez le fichier structuré (XML) tel que reçu, en plus de sa version lisible.
- Les factures se conservent en principe 10 ans en matière de TVA (article 60 du Code de la TVA).
- Prévenez vos fournisseurs : c’est désormais par Peppol que l’ASBL reçoit ses factures, pas par e-mail.
Outil utile
Notre checklist Peppol reprend toutes ces étapes à cocher, à partager avec le conseil d’administration.Cas de l’ASBL non assujettie
Une ASBL non assujettie n’a ni obligation d’émettre ni obligation de recevoir des factures structurées. Ses fournisseurs lui envoient une facture classique, comme à toute personne morale non assujettie.
Elle peut toutefois s’inscrire volontairement sur Peppol, par exemple pour recevoir ses factures directement dans son outil comptable. Ce n’est pas une obligation.
Information générale
Cet article résume la réglementation à la date de vérification. Il ne remplace pas l’avis de votre comptable ou conseiller fiscal, surtout si votre situation TVA est particulière (régime mixte, unité TVA, établissement à l’étranger).Cas particuliers
ASBL qui facture des pouvoirs publics
Les pouvoirs publics reçoivent déjà leurs factures électroniques via Peppol. Une ASBL qui facture des services à une commune ou à un autre pouvoir public a tout intérêt à être connectée.
ASBL dont le comptable gère tout
Le comptable peut recevoir les factures pour le compte de l’ASBL, via son propre outil. Clarifiez par écrit qui est enregistré comme destinataire Peppol.
Changement de statut TVA en cours d’année
Si l’ASBL devient assujettie (nouvelle activité taxée), elle doit pouvoir recevoir en structuré dès son identification à la TVA avec un numéro BE.
Erreurs fréquentes
- S’inscrire chez plusieurs prestataires : l’ASBL risque de ne plus recevoir ses factures au bon endroit.
- Ne garder que le PDF de la facture reçue et jeter le fichier structuré.
- Oublier de prévenir les fournisseurs, qui continuent d’envoyer des PDF par e-mail.
- Croire qu’une ASBL est automatiquement exclue parce qu’elle est sans but lucratif : c’est le statut TVA qui compte.
- Laisser la boîte de réception Peppol sans responsable désigné.
Ce qu'il faut retenir
- Le statut TVA de l’ASBL détermine ses obligations.
- Le plus simple : passer par le logiciel du comptable s’il intègre Peppol.
- Un seul enregistrement Peppol, vérifié et testé.
- Conserver le fichier structuré, en principe 10 ans.
- Une ASBL non assujettie peut se connecter, sans y être obligée.
Sources officielles
Dernière vérification :
- SPF Finances – Fisconet Plus — Code de la TVA, article 53, § 2bis (version en vigueur depuis le 20.02.2026)(nouvel onglet)
- Moniteur belge — Arrêté royal du 8 juillet 2025 modifiant les arrêtés royaux n° 1, 8 et 44 en matière de TVA (factures électroniques structurées, normes et amendes)(nouvel onglet)
- SPF Finances – Fisconet Plus — Circulaire 2026/C/43 relative aux modifications apportées par la loi du 10.02.2026 (dont facturation électronique structurée)(nouvel onglet)
- SPF Finances – Fisconet Plus — Circulaire 2026/C/46 relative à la déduction de frais majorée pour les dépenses de facturation électronique(nouvel onglet)
- SPF Finances / SPF BOSA – efacture.belgium.be — Portail fédéral de l’e-facturation(nouvel onglet)
Questions fréquentes
Notre ASBL n’envoie presque jamais de factures. Doit-elle quand même s’équiper ?
Si elle est identifiée à la TVA avec un numéro BE, oui : la réception est obligatoire, même sans émission. Une solution légère de réception peut suffire.
Combien coûte un point d’accès ?
Les tarifs varient selon les prestataires et les volumes. Certains logiciels comptables l’incluent dans leur abonnement. Comparez avant de signer.
Une ASBL peut-elle bénéficier de la déduction de 120 % ?
Cette déduction vise les entreprises unipersonnelles et les petites sociétés (IPP et ISoc). Une ASBL soumise à l’impôt des personnes morales n’est en principe pas visée : à vérifier avec votre comptable.
Comment savoir si notre ASBL est déjà inscrite ?
Utilisez l’outil Vérifier Peppol ou l’annuaire public Peppol avec le numéro d’entreprise de l’ASBL.
Outils et modèles
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