Checklist annuelle de conformité pour ASBL

Quand l'utiliser ?

• En début d’exercice, pour planifier l’année avec l’organe d’administration.
• Avant l’AG annuelle, pour vérifier que tout est prêt.
• Lors d’un changement de trésorier ou de président, comme liste de passation.
• Pour une petite ASBL sans secrétariat : comme aide-mémoire unique.

CHECKLIST ANNUELLE — [DÉNOMINATION] ASBL — Exercice [année]Responsable : [nom] — Clôture de l’exercice : [date]A. Comptabilité et comptes annuels[ ] Comptabilité de l’exercice tenue et clôturée (comptabilité [simplifiée / en partie double], selon la taille de l’ASBL)[ ] Inventaire et comptes annuels établis par l’organe d’administration[ ] Budget de l’exercice suivant préparé[ ] [Si l’ASBL n’est pas petite] Rapport de gestion rédigé ; commissaire désigné si l’ASBL n’est pas petite au sens du CSAB. Assemblée générale[ ] Date de l’AG fixée dans les six mois de la clôture de l’exercice : [date][ ] Convocation envoyée au moins quinze jours avant l’AG, ordre du jour joint, à tous les membres, administrateurs [et commissaire][ ] Comptes annuels et budget approuvés ; décharge votée[ ] Mandats d’administrateurs arrivant à échéance vérifiés : [noms, dates][ ] PV signé et classé ; décisions communiquées selon les statutsC. Dépôts et publications[ ] Comptes annuels déposés : BNB (dans les trente jours de l’approbation) si l’ASBL n’est pas petite, sinon au greffe du tribunal de l’entreprise[ ] Nominations / démissions d’administrateurs déposées au greffe pour publication au Moniteur belge[ ] Statuts coordonnés déposés en cas de modification[ ] Données à la BCE à jour (siège, adresse électronique, site internet, activités)D. Registre UBO[ ] Bénéficiaires effectifs (administrateurs, représentants, etc.) encodés et à jour dans MyMinfin[ ] Confirmation annuelle des données UBO effectuée le [date][ ] Pièces justificatives chargées dans le registreE. Membres[ ] Registre des membres à jour (admissions, démissions, exclusions inscrites dans les huit jours)[ ] Cotisations de l’année appelées et encaissées ; membres réputés démissionnaires traités selon les statutsF. Fiscalité[ ] Déclaration à l’impôt des personnes morales (ou, le cas échéant, à l’impôt des sociétés) introduite dans le délai fixé par le SPF Finances : [date][ ] Taxe annuelle compensatoire des droits de succession (« taxe patrimoniale ») : vérifier si l’ASBL y est soumise et déclarer dans le délai : [date][ ] TVA : statut vérifié (assujetti, exempté, non assujetti) ; déclarations et listing clients, si applicable[ ] Attestations fiscales pour dons, si l’ASBL est agréée : [oui / non]G. Facturation électronique (Peppol)[ ] Si l’ASBL est assujettie à la TVA : capable d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées (Peppol) avec les entreprises assujetties[ ] Si l’ASBL n’est pas assujettie : vérifier qu’elle peut tout de même recevoir les factures de ses fournisseursH. Personnel et volontaires[ ] Volontaires informés (note d’organisation) ; défraiements suivis[ ] Assurance responsabilité civile couvrant les volontaires[ ] Si travailleurs salariés : assurance accidents du travail, Dimona, déclarations ONSS, règlement de travailI. Assurances et divers[ ] Contrats d’assurance revus (RC organisation, RC administrateurs si souhaitée, incendie, événements) : [échéances][ ] Registre des traitements de données personnelles (RGPD) tenu si requis[ ] Archives : PV d’AG et de l’organe d’administration, registre des membres, pièces comptables conservésValidé par l’organe d’administration le [date] — Signature : [nom]

Comment le compléter

1. Remplissez l’en-tête avec la date de clôture de votre exercice : la plupart des échéances (AG, dépôt des comptes) en découlent.
2. Vérifiez d’abord si votre ASBL est petite au sens du CSA : cela change le modèle de comptes, le lieu de dépôt (BNB ou greffe) et l’obligation de commissaire. Voir comptes annuels ASBL.
3. Inscrivez une date et un responsable à côté de chaque point, puis cochez au fur et à mesure.
4. Pour les dates fiscales (IPM, taxe patrimoniale), reprenez chaque année le délai publié par le SPF Finances ou l’administration régionale compétente : ils ne sont pas repris ici volontairement.
5. Pour le registre UBO, confirmez les données au moins une fois par an dans MyMinfin, même si rien n’a changé.
6. Pour Peppol, consultez Peppol pour ASBL pour savoir si votre ASBL est concernée.
7. Supprimez les lignes qui ne vous concernent pas (pas de salariés, pas d’agrément pour dons…) plutôt que de les laisser vides.

Questions fréquentes