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Modèle · Registre

Modèle de registre des membres d’ASBL

La structure d’un registre des membres d’ASBL : mentions exigées par le CSA, colonnes utiles et journal des admissions, démissions et exclusions.

Dernière vérification :

Modèle d'information générale

Toute ASBL doit tenir à son siège un registre des membres (article 9:3 du CSA). Ce modèle propose une structure en deux parties : la liste des membres avec les mentions légales, et un journal chronologique des décisions d’admission, de démission et d’exclusion. Il s’agit d’un modèle d’information générale, à adapter à vos statuts et à votre situation : il ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. En cas de doute (modification des statuts, exclusion, litige), faites relire le document par un professionnel.

Quand l'utiliser ?

  • À la création de l’ASBL, pour inscrire les membres fondateurs.
  • Pour remplacer une simple liste Excel par un registre qui contient les mentions exigées par le CSA.
  • Avant chaque AG, pour vérifier qui doit être convoqué et calculer le quorum.
  • Lorsqu’un membre ou une autorité demande à consulter le registre.

Le modèle

REGISTRE DES MEMBRES — [DÉNOMINATION] ASBLSiège : [adresse du siège] — Numéro d’entreprise : [0XXX.XXX.XXX]Tenu par l’organe d’administration — Forme : [papier / électronique, décision de l’organe d’administration du [date]]PARTIE 1 — LISTE DES MEMBRESColonnes obligatoires (personne physique) : N° | Nom | Prénom | DomicileColonnes obligatoires (personne morale) : N° | Dénomination | Forme légale | Adresse du siègeColonnes de suivi recommandées : Date de la décision d’admission | Organe ayant décidé | Date d’inscription au registre | Date de sortie | Motif de sortie (démission / démission réputée / exclusion / décès / dissolution)Colonnes facultatives, si utiles : Représentant permanent (personne morale) | Adresse électronique pour les convocations (si les statuts le prévoient)[1] | [Nom] | [Prénom] | [Rue, numéro, code postal, commune] | [date d’admission] | [AG / organe d’administration] | [date d’inscription] | [—] | [—][2] | [Dénomination] | [forme légale] | [adresse du siège] | [date] | [organe] | [date] | [date de sortie] | [motif]PARTIE 2 — JOURNAL DES DÉCISIONS (ordre chronologique)Colonnes : Date d’inscription | Membre concerné (n°) | Type (admission / démission / exclusion) | Date de la décision ou de la démission | Date de prise de connaissance par l’organe d’administration | Référence (PV, courrier, courriel) | Initiales de la personne qui inscrit[date] | [n°] | [Admission] | [date] | [date] | [PV de l’organe d’administration du [date]] | [initiales][date] | [n°] | [Démission] | [date du courrier] | [date de réception] | [courrier du [date]] | [initiales][date] | [n°] | [Exclusion] | [date de l’AG] | [date] | [PV de l’AG du [date]] | [initiales]PARTIE 3 — CONSULTATIONS DU REGISTREColonnes : Date | Demandeur (membre / autorité) | Demande écrite reçue le | Consultation au siège le | Copies ou extraits fournis[date] | [nom] | [date] | [date et heure] | [oui / non]Arrêté par l’organe d’administration le [date] — [nom et signature]

Comment le compléter

  1. Inscrivez uniquement les membres effectifs (ceux qui votent à l’AG). Les membres adhérents, dont le statut est fixé par vos statuts, peuvent figurer dans une liste séparée.
  2. Pour chaque membre, les mentions exigées par le CSA sont : nom, prénom et domicile ; pour une personne morale : dénomination, forme légale et adresse du siège.
  3. Inscrivez chaque admission, démission ou exclusion dans les huit jours à partir du moment où l’organe d’administration a connaissance de la décision. Le journal (partie 2) permet de prouver ce délai.
  4. Une exclusion ne peut être prononcée que par l’AG, après avoir entendu le membre, avec le quorum et la majorité exigés pour une modification des statuts. Référencez le PV correspondant.
  5. Si vous optez pour un registre électronique, faites-le décider par l’organe d’administration et notez la date de cette décision en tête du registre.
  6. Le registre se consulte au siège et ne peut pas être déplacé : un membre qui veut le consulter adresse une demande écrite et convient d’une date avec l’organe d’administration. Notez chaque consultation (partie 3).
  7. Limitez les données au nécessaire (RGPD) : les colonnes facultatives ne doivent être ajoutées que si elles servent réellement au fonctionnement de l’ASBL.

Questions fréquentes

Le registre des membres peut-il être tenu sur ordinateur ?

Oui. Le CSA permet à l’organe d’administration de décider que le registre sera tenu sous forme électronique. Le Roi peut fixer des conditions pour ce registre électronique : vérifiez qu’aucune règle d’exécution particulière ne s’applique à votre outil.

Faut-il inscrire la date de naissance ou l’adresse électronique ?

Non, le CSA exige nom, prénom et domicile (ou dénomination, forme légale et siège pour une personne morale). Une adresse électronique peut être utile si vos statuts prévoient la convocation par courriel, mais elle reste une donnée facultative à traiter conformément au RGPD.

Qui peut consulter le registre des membres ?

Tous les membres, au siège, sur demande écrite à l’organe d’administration. Les autorités, administrations et juridictions légalement habilitées doivent obtenir l’accès sans délai, ainsi que les copies ou extraits qu’elles estiment nécessaires.

Un membre qui ne paie pas sa cotisation reste-t-il inscrit ?

Le CSA permet de considérer comme démissionnaire un membre qui ne paie pas ses cotisations, selon vos statuts. Si c’est le cas, inscrivez la démission réputée dans le registre, avec la référence de la décision ou du constat.

Sources officielles

Dernière vérification :

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