Registre des membres d'une ASBL : contenu, tenue et consultation
Toute ASBL doit tenir à son siège un registre de ses membres. L'article 9:3 du CSA en fixe le contenu, le délai de mise à jour et les règles de consultation.
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- Par Équipe éditoriale EnOrdre
En bref
- L'organe d'administration tient le registre des membres au siège de l'ASBL (art. 9:3 CSA).
- Il contient les nom, prénom et domicile de chaque membre (ou dénomination, forme légale et siège pour une personne morale).
- Admissions, démissions et exclusions y sont inscrites dans les huit jours de la connaissance de la décision.
- Le registre peut être électronique si l'organe d'administration le décide.
- Tout membre peut le consulter au siège sur demande écrite ; les autorités habilitées y ont accès sans délai.
Oui, chaque ASBL doit tenir un registre des membres. L'organe d'administration le tient au siège, avec les nom, prénom et domicile des membres (ou dénomination, forme légale et adresse du siège pour une personne morale), et y inscrit chaque admission, démission ou exclusion dans les huit jours. Il peut être tenu sous forme électronique et tout membre peut le consulter sur demande écrite (art. 9:3 CSA).
| Question | Règle |
|---|---|
| Qui le tient ? | L'organe d'administration |
| Où ? | Au siège de l'association ; le registre ne peut pas être déplacé |
| Contenu pour une personne physique | Nom, prénom, domicile |
| Contenu pour une personne morale | Dénomination, forme légale, adresse du siège |
| Mises à jour | Toute décision d'admission, de démission ou d'exclusion, dans les 8 jours de la connaissance de la décision |
| Format | Papier ou électronique (sur décision de l'organe d'administration) |
| Consultation par les membres | Au siège, sur demande écrite, à une date et heure convenues |
| Accès des autorités | Sans délai, sur requête orale ou écrite, avec copies ou extraits si demandés |
Que doit contenir le registre ?
Le CSA impose un contenu minimum. Rien n'empêche d'ajouter des informations utiles, à condition de respecter la protection des données (ne collectez que ce qui est nécessaire).
| Colonne | Obligatoire ? | Commentaire |
|---|---|---|
| Nom et prénom (ou dénomination et forme légale) | Oui | Art. 9:3, § 1er CSA |
| Domicile (ou adresse du siège) | Oui | Art. 9:3, § 1er CSA |
| Date de la décision d'admission | Recommandé | Permet de prouver la qualité de membre à une date donnée |
| Date et motif de sortie (démission, exclusion, démission réputée) | Recommandé | La décision doit être inscrite dans les 8 jours |
| Date d'inscription au registre | Recommandé | Prouve le respect du délai de 8 jours |
| Adresse e-mail communiquée par le membre | Facultatif | Utile pour les convocations électroniques (art. 2:32 CSA) |
Commencez avec notre modèle de registre des membres.
Tenir le registre à jour
L'organe d'administration inscrit dans le registre toutes les décisions d'admission, de démission ou d'exclusion dans les huit jours de la connaissance qu'il a eue de la décision (art. 9:3, § 1er CSA).
- Admission : selon les conditions et formalités prévues par les statuts (art. 2:9, § 2, 5° CSA).
- Démission : tout membre peut se retirer en adressant sa démission à l'organe d'administration ; les statuts peuvent prévoir qu'un membre qui ne paie pas sa cotisation est réputé démissionnaire (art. 9:23 CSA).
- Exclusion : seule l'AG peut la prononcer, avec le quorum et la majorité d'une modification des statuts, après avoir entendu le membre (art. 9:23 CSA). Voir assemblée générale.
Exemple
L'AG du 12 juin admet trois nouveaux membres. L'organe d'administration en a connaissance le jour même : les inscriptions doivent figurer au registre au plus tard le 20 juin.Un registre électronique ?
L'organe d'administration peut décider de tenir le registre sous forme électronique. Le Roi peut fixer les conditions auxquelles ce registre électronique doit satisfaire (art. 9:3, § 1er CSA).
Avant de passer à l'électronique
- Une décision de l'organe d'administration, actée dans un PV
- Un outil qui conserve l'historique des entrées et des sorties
- Des accès limités aux personnes qui en ont besoin
- Une possibilité de consultation au siège et d'export pour les autorités
- Une vérification qu'aucune condition réglementaire spécifique n'a été fixée entre-temps
Qui peut consulter le registre ?
- Les membres : tous les membres peuvent consulter le registre au siège. Ils adressent une demande écrite à l'organe d'administration et conviennent avec lui d'une date et d'une heure. Le registre ne peut pas être déplacé (art. 9:3, § 1er CSA).
- Les autorités : sur requête orale ou écrite, l'ASBL doit donner sans délai accès au registre aux autorités, administrations et services habilités (parquets, greffes, cours et tribunaux, fonctionnaires légalement habilités) et leur fournir les copies ou extraits demandés.
Protection des données
Le registre contient des données personnelles. Le CSA organise sa consultation par les membres, mais ne l'autorise pas pour n'importe quel tiers. Appliquez le RGPD : finalité claire, accès limité, information des membres.Cas particuliers
Membres adhérents
Les statuts fixent les conditions auxquelles des tiers liés à l'ASBL peuvent être considérés comme membres adhérents, et leurs droits et obligations (art. 9:3, § 2 CSA). L'art. 9:3, § 1er vise le registre des membres ; si vous suivez aussi les membres adhérents, tenez-les dans une liste clairement séparée.
Moins de deux membres
Le tribunal peut prononcer la dissolution d'une ASBL qui compte moins de deux membres (art. 2:113 CSA). Le registre permet de détecter ce risque à temps.
Registre UBO
Le registre des membres n'a rien à voir avec le registre UBO tenu par le SPF Finances, où l'ASBL déclare notamment ses administrateurs. Les deux sont obligatoires. Voir UBO ASBL.
Erreurs fréquentes
- Ne pas avoir de registre du tout et se baser sur la liste des cotisants.
- Inscrire les démissions des mois plus tard, au moment de préparer l'AG.
- Confondre membres effectifs et membres adhérents dans une même liste, ce qui fausse le calcul des quorums.
- Envoyer le registre complet par e-mail à un membre qui le demande, au lieu d'organiser la consultation au siège.
- Tenir le registre chez un administrateur à son domicile alors que la loi le veut au siège.
Ce qu'il faut retenir
- Obligatoire pour toute ASBL : nom, prénom, domicile de chaque membre.
- Mise à jour dans les huit jours de chaque admission, démission ou exclusion.
- Papier ou électronique, mais toujours consultable au siège.
- Un registre fiable conditionne la régularité des convocations et des quorums de l'AG.
Sources officielles
Dernière vérification :
- SPF Justice – Moniteur belge (eJustice) — Code des sociétés et des associations, art. 2:9, 2:32, 2:42, 2:113, 9:3 et 9:23(nouvel onglet)
- SPF Finances — Registre UBO – e-service(nouvel onglet)
Questions fréquentes
Le registre des membres doit-il être déposé au greffe ?
Non. Le CSA impose de le tenir au siège de l'ASBL, pas de le déposer. Il doit pouvoir être présenté aux membres et aux autorités habilitées.
Un membre peut-il obtenir une copie du registre ?
Le CSA prévoit une consultation au siège, sur demande écrite, à une date et une heure convenues. Il ne prévoit pas la remise de copies aux membres ; seules les autorités habilitées peuvent exiger des copies ou extraits.
Les administrateurs doivent-ils figurer dans le registre ?
Seulement s'ils sont membres de l'ASBL. Le registre recense les membres, pas les administrateurs en tant que tels. Les administrateurs sont rendus publics via le Moniteur belge et déclarés au registre UBO.
Que risque une ASBL sans registre des membres ?
Au-delà du manquement à une obligation légale, sans registre il devient difficile de prouver qui est membre, et donc la régularité des convocations, des quorums et des décisions de l'AG, qui peuvent être contestées (art. 2:42 CSA).
Outils et modèles
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