PV d'assemblée générale d'ASBL : contenu, signature, conservation et publication
Le procès-verbal est la preuve des décisions de l'AG. Le CSA en dit peu sur sa forme, mais certaines décisions doivent être déposées au greffe et publiées au Moniteur belge dans les trente jours.
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En bref
- Le CSA ne fixe pas de modèle de PV d'AG pour les ASBL : la forme découle surtout des statuts et du règlement d'ordre intérieur.
- Un bon PV permet de prouver que l'AG a été régulièrement convoquée et que les quorums et majorités ont été respectés.
- Les décisions sur les administrateurs, les statuts ou la dissolution sont déposées au greffe dans les trente jours et publiées au Moniteur belge.
- Si des membres ont participé à distance, le PV doit mentionner les incidents techniques éventuels (art. 9:16/1 CSA).
Le PV d'AG d'une ASBL doit permettre de vérifier la régularité de la réunion et le contenu exact des décisions : date, présents et représentés, ordre du jour, votes et résultats. Le CSA ne fixe ni modèle ni règle de signature pour ce PV : appliquez vos statuts. Les décisions relatives aux administrateurs, aux statuts ou à la dissolution doivent être déposées au greffe du tribunal de l'entreprise dans les trente jours, puis publiées aux Annexes du Moniteur belge.
Les mentions d'un PV d'AG complet
- Nom de l'ASBL, forme légale, siège et numéro d'entreprise
- Date, heure et lieu (ou mode de participation à distance)
- Président de séance et secrétaire (selon les statuts)
- Nombre de membres présents et représentés, et quorum atteint ou non
- Rappel de la date d'envoi de la convocation et de l'ordre du jour
- Pour chaque point : résumé des débats et texte exact de la décision
- Résultat de chaque vote : pour, contre, abstentions
- Le cas échéant : incidents techniques ayant gêné la participation à distance ou le vote
- Signatures prévues par les statuts
Ce que dit (et ne dit pas) la loi
Pour l'AG d'une ASBL, le Code des sociétés et des associations ne prévoit pas de modèle de procès-verbal ni de règle générale de signature. Il impose en revanche que les statuts règlent les attributions et le mode de convocation de l'AG, ainsi que la manière dont ses résolutions sont portées à la connaissance des membres et des tiers (art. 2:9, § 2, 6° CSA).
Quelques règles visent directement le PV de l'AG :
- En cas de participation à distance, le PV mentionne les problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation ou le vote (art. 9:16/1 CSA).
- Dans une ASBL tenue d'avoir un commissaire, le PV de l'AG qui décide la dissolution reproduit les conclusions du rapport du commissaire (art. 2:110, § 5 CSA).
Ne pas confondre avec le PV de l'organe d'administration
Pour l'organe d'administration, le CSA prévoit que le PV est signé par le président et les administrateurs qui le souhaitent, et que les copies délivrées aux tiers sont signées par un ou plusieurs administrateurs ayant le pouvoir de représentation (art. 9:9 CSA). Cette règle ne vise pas l'AG, mais beaucoup de statuts s'en inspirent.Rédiger un PV utile
Le PV sert de preuve. Une décision prise de manière irrégulière peut être annulée par le tribunal de l'entreprise si l'irrégularité a pu influencer le vote (art. 2:42 CSA). Le PV doit donc montrer que les règles ont été respectées.
- Notez les présences à partir d'une liste signée et des procurations reçues, en vous basant sur le registre des membres.
- Vérifiez et actez le quorum, surtout pour une modification des statuts (deux tiers des membres présents ou représentés, art. 9:21 CSA).
- Reprenez l'ordre du jour tel qu'il figurait dans la convocation.
- Pour chaque décision, notez le texte exact voté et le nombre de voix pour, contre et d'abstentions.
- Pour la décharge, actez un vote distinct après l'approbation des comptes (art. 9:20 CSA).
- Faites relire et signer le PV selon vos statuts, dans les jours qui suivent.
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Quand faut-il déposer et publier un extrait ?
Certaines décisions de l'AG doivent être versées au dossier de l'ASBL, tenu au greffe du tribunal de l'entreprise, dans les trente jours (art. 2:9, § 1er CSA). Une partie est ensuite publiée aux Annexes du Moniteur belge (art. 2:15 CSA).
| Décision | Dépôt au greffe | Publication au Moniteur |
|---|---|---|
| Nomination ou fin de mandat d'administrateur | Oui (extrait) | Oui |
| Nomination ou fin de mandat du commissaire | Oui (extrait) | Oui |
| Modification des statuts | Oui : la modification et le texte coordonné des statuts | Oui, pour les mentions reprises dans l'extrait des statuts |
| Dissolution, nomination des liquidateurs | Oui | Oui (extraits) |
| Approbation des comptes annuels | Ce sont les comptes qui sont déposés (greffe ou BNB) | Non |
| Admission ou exclusion d'un membre | Non | Non : inscription au registre des membres |
En pratique, le dépôt se fait avec les formulaires du Moniteur belge (formulaire I et, selon le cas, formulaire II), déposés au greffe du tribunal de l'entreprise ; un dépôt électronique existe pour certains actes. Les formulaires, les modalités et les frais de publication (revus périodiquement) sont disponibles sur le site du Moniteur belge.
Opposabilité aux tiers
Tant que la décision n'est pas publiée, elle n'est en principe pas opposable aux tiers (art. 2:18 CSA). Un administrateur démissionnaire non publié peut encore apparaître, pour une banque ou un fournisseur, comme représentant de l'ASBL.Conserver les PV
Le CSA ne fixe pas de durée de conservation pour les PV d'AG d'une ASBL. Comme ils prouvent les décisions qui fondent l'existence et le fonctionnement de l'association (statuts, mandats, décharges), conservez-les durablement, idéalement pendant toute la vie de l'ASBL.
Bonnes pratiques de conservation
- Un registre ou un classeur unique des PV, numérotés et datés
- Les PV signés, accompagnés des listes de présence, procurations et convocations
- Une copie numérique sauvegardée hors du domicile d'un seul administrateur
- Les accusés de dépôt au greffe et les références de publication au Moniteur
Cas particuliers
Décision écrite unanime
Si les membres décident par écrit à l'unanimité (art. 9:14/1 CSA), il n'y a pas de réunion. Conservez le document signé par tous les membres comme vous conserveriez un PV ; les administrateurs et le commissaire peuvent demander à en prendre connaissance.
AG hybride ou à distance
Le PV doit mentionner les incidents techniques ayant perturbé la participation ou le vote à distance (art. 9:16/1 CSA). Notez aussi comment l'identité des participants a été vérifiée.
Modification des statuts après une première AG sans quorum
Le PV de la première AG doit constater que le quorum des deux tiers n'était pas atteint. La seconde AG, convoquée au moins quinze jours plus tard, délibère quel que soit le nombre de présents (art. 9:21 CSA).
Erreurs fréquentes
- Rédiger un PV vague (« les comptes sont approuvés ») sans résultat chiffré des votes.
- Ne pas noter le nombre de membres présents et représentés lors d'une modification des statuts.
- Oublier de déposer au greffe la nomination ou la démission d'un administrateur dans les trente jours.
- Laisser les PV chez un ancien administrateur qui quitte l'ASBL.
- Déposer les nouveaux statuts sans le texte coordonné.
Ce qu'il faut retenir
- Le CSA ne fixe pas de modèle : suivez vos statuts et soyez précis.
- Le PV doit prouver la convocation, le quorum, les votes et les décisions exactes.
- Administrateurs, statuts, dissolution : dépôt au greffe dans les trente jours et publication au Moniteur.
- Conservez les PV durablement, avec listes de présence et procurations.
Sources officielles
Dernière vérification :
- SPF Justice – Moniteur belge (eJustice) — Code des sociétés et des associations, art. 2:9, 2:15, 2:18, 2:42, 2:110, 9:9, 9:14/1, 9:16/1, 9:20 et 9:21(nouvel onglet)
- Moniteur belge — Associations, fondations et organismes : utilisation des formulaires(nouvel onglet)
- Moniteur belge — Formulaires de publication pour les personnes morales(nouvel onglet)
Questions fréquentes
Le PV doit-il être signé par tous les membres présents ?
Non, la loi ne l'impose pas pour l'AG d'une ASBL. Ce sont les statuts ou le règlement d'ordre intérieur qui désignent les signataires, souvent le président de séance et le secrétaire.
Faut-il publier le PV complet au Moniteur belge ?
Non. Seuls certains actes sont publiés, généralement par extrait : nominations et fins de mandat, modifications des statuts, dissolution. Le PV complet reste à l'ASBL.
Un PV peut-il être signé électroniquement ?
Le CSA ne l'interdit pas pour l'AG d'une ASBL. Vérifiez que vos statuts le permettent et que la solution utilisée garantit l'identité des signataires.
Les membres peuvent-ils consulter les PV d'AG ?
Le CSA ne prévoit pas de droit de consultation spécifique des PV d'AG pour les membres d'ASBL. Les statuts doivent toutefois préciser comment les résolutions sont portées à leur connaissance (art. 2:9, § 2, 6° CSA).
Outils et modèles
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