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ENORDRE

Modèle · Convocation

Modèle de convocation à l’assemblée générale d’ASBL

Un modèle de convocation prêt à adapter : ordre du jour, documents joints, procurations, questions des membres et participation à distance.

Dernière vérification :

Modèle d'information générale

Ce modèle sert à convoquer les membres de votre ASBL à l’assemblée générale ordinaire. Le CSA impose de convoquer tous les membres, administrateurs et commissaires au moins quinze jours avant l’assemblée, avec l’ordre du jour joint. Le mode d’envoi (courrier, courriel…) est celui prévu par vos statuts. Il s’agit d’un modèle d’information générale, à adapter à vos statuts et à votre situation : il ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. En cas de doute (modification des statuts, exclusion, litige), faites relire le document par un professionnel.

Quand l'utiliser ?

  • Pour l’AG annuelle d’approbation des comptes et du budget.
  • Lorsqu’au moins un cinquième des membres demande la convocation d’une AG : l’organe d’administration convoque alors dans les vingt et un jours de la demande (sauf disposition statutaire contraire).
  • Comme base pour une AG extraordinaire, à condition d’y indiquer avec précision les modifications statutaires proposées.

Le modèle

[DÉNOMINATION DE L’ASBL] ASBLSiège : [adresse du siège] — Numéro d’entreprise : [0XXX.XXX.XXX]À l’attention des membres, des administrateurs [et du commissaire][Lieu], le [date d’envoi]Objet : convocation à l’assemblée générale ordinaire du [date]Madame, Monsieur, cher membre,L’organe d’administration a le plaisir de vous convoquer à l’assemblée générale ordinaire de [dénomination] ASBL, qui se tiendra le [jour et date] à [heure], à [adresse complète / « par visioconférence » / « en présentiel et à distance »].Ordre du jour1. Rapport de l’organe d’administration sur l’exercice [année] (situation financière et exécution du budget) ;2. [Le cas échéant : rapport du commissaire] ;3. Approbation des comptes annuels de l’exercice clôturé le [date de clôture] ;4. Approbation du budget de l’exercice [année] ;5. Décharge aux administrateurs [et au commissaire] ;6. Nomination / renouvellement d’administrateurs : [noms des candidats, durée du mandat] ;7. [Autres points soumis à décision] ;8. Divers.Documents[Les comptes annuels et le projet de budget sont joints à la présente / Sont disponibles sur demande adressée à [contact]] ; une copie des documents qui doivent être transmis à l’AG est envoyée gratuitement aux membres qui en font la demande.ProcurationsSi vous ne pouvez pas être présent(e), vous pouvez vous faire représenter par un autre membre [ou, si les statuts l’autorisent, par une personne non membre], au moyen de la procuration jointe. [Limite éventuelle prévue par les statuts : [nombre] procuration(s) par mandataire.] La procuration est à remettre au plus tard [délai prévu par les statuts / au début de la séance] à [contact].QuestionsVous pouvez poser vos questions sur les points à l’ordre du jour, oralement pendant l’assemblée ou par écrit au préalable à [adresse courriel / postale].[Si participation à distance : Vous pouvez participer à distance via [outil]. Procédure : [inscription, lien, contrôle de l’identité, modalités de vote et de questions].]Ajout de points à l’ordre du jour : toute proposition signée par au moins un vingtième des membres est portée à l’ordre du jour.Nous comptons sur votre présence.Pour l’organe d’administration,[Nom, fonction et signature]Annexe — PROCURATIONJe soussigné(e) [nom, prénom], membre de [dénomination] ASBL, donne procuration à [nom, prénom] pour me représenter à l’assemblée générale du [date] et voter en mon nom sur tous les points de l’ordre du jour [ou : selon les instructions suivantes : [instructions]].Fait à [lieu], le [date]. Signature : [signature]

Comment le compléter

  1. Calculez le délai : la convocation doit parvenir au moins quinze jours avant l’AG. Si vos statuts prévoient un délai plus long, appliquez-le.
  2. Utilisez le mode de convocation fixé par vos statuts (le CSA exige que les statuts le précisent) et gardez une preuve d’envoi.
  3. Envoyez la convocation à tous les membres inscrits au registre des membres, aux administrateurs et, le cas échéant, au commissaire.
  4. Rédigez un ordre du jour précis : l’AG ne peut en principe statuer que sur les points annoncés. Une modification des statuts ou l’exclusion d’un membre doit être expressément indiquée.
  5. Si la décharge porte aussi sur des actes accomplis en dehors des statuts ou en contravention au CSA, ces actes doivent être spécialement indiqués dans la convocation.
  6. Adaptez la clause de procuration à vos statuts : représentation par un non-membre seulement si les statuts l’autorisent, limite éventuelle du nombre de procurations.
  7. En cas de participation à distance, décrivez clairement la procédure dans la convocation (et sur le site internet de l’ASBL s’il en existe un).

Questions fréquentes

Une convocation par courriel est-elle valable ?

Oui, si c’est le mode de convocation prévu par vos statuts. Le CSA ne fixe pas lui-même la forme : il exige que les statuts règlent le mode de convocation de l’AG. Vérifiez la clause et, au besoin, adaptez les statuts.

Peut-on ajouter un point à l’ordre du jour le jour de l’AG ?

Mieux vaut l’éviter : l’ordre du jour est joint à la convocation et les membres doivent pouvoir se préparer. Une décision prise sur un point non annoncé risque d’être contestée. Les membres peuvent en revanche faire inscrire une proposition signée par au moins un vingtième d’entre eux.

Faut-il un quorum pour l’AG ordinaire ?

Le CSA n’impose pas de quorum de présence pour l’AG ordinaire d’ASBL : c’est selon vos statuts. Un quorum légal de deux tiers des membres présents ou représentés s’applique en revanche à la modification des statuts et à l’exclusion d’un membre.

Que faire si un cinquième des membres demande une AG ?

L’organe d’administration doit convoquer l’AG dans les vingt et un jours de la demande, et l’assemblée doit se tenir au plus tard le quarantième jour suivant cette demande, sauf disposition statutaire contraire.

Sources officielles

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