Volontaires d’une ASBL : défraiement, note d’organisation et assurance

Qui est volontaire au sens de la loi ?

Le volontariat est une activité exercée sans rétribution ni obligation, au profit d’autrui ou de la collectivité, organisée par une organisation sans but lucratif, et qui n’est pas exercée par la même personne pour la même organisation dans le cadre d’un contrat de travail, de services ou d’une désignation statutaire (art. 3). Les administrateurs et mandataires d’une ASBL peuvent aussi être des volontaires.

La note d’organisation : informer avant le début

Avant que le volontaire commence, l’ASBL doit l’informer au moins des points suivants (art. 4). L’information peut être donnée sous n’importe quelle forme, mais c’est à l’organisation de prouver qu’elle l’a fait : un document signé ou un e-mail archivé est donc recommandé.

Responsabilité et assurance

Une ASBL (personne morale) est civilement responsable des dommages causés par un volontaire dans l’exercice de ses activités ; le volontaire n’en répond personnellement qu’en cas de dol, de faute grave ou de faute légère habituelle, ou pour les dommages qu’il se cause à lui-même (art. 5). Il ne peut être dérogé à ce régime au détriment du volontaire.

En contrepartie, l’ASBL doit souscrire une assurance couvrant au minimum sa responsabilité civile extracontractuelle (art. 6, § 1er). Une couverture des accidents corporels des volontaires n’est pas imposée de manière générale, mais elle peut être utile et doit, si elle existe, figurer dans la note d’organisation.

Défraiement : plafonds et règles de calcul

• Les plafonds s’apprécient sur le total des défraiements reçus par le volontaire, d’une ou de plusieurs organisations.
• Frais de déplacement réels cumulables avec le forfait : maximum 2 000 km par an et par volontaire, au tarif kilométrique de la fonction publique fédérale (voiture, moto, cyclomoteur) ou au tarif vélo. Cette limite ne s’applique pas aux activités de transport régulier de personnes.
• Les cadeaux au sens de la réglementation ONSS ne sont pas pris en compte pour les plafonds.
• Un volontaire peut aussi exercer du travail associatif pour la même organisation, à condition que les activités soient différentes et que le volontariat ne donne lieu qu’au remboursement des frais réels (art. 2/1).

Volontaires qui perçoivent des allocations

La loi contient des règles particulières pour les volontaires qui bénéficient d’allocations (chômage, incapacité de travail, revenu d’intégration, allocations familiales…). Certaines situations exigent une déclaration préalable auprès de l’organisme compétent. Ces règles ont pu évoluer : invitez le volontaire à se renseigner auprès de son organisme de paiement, de sa mutualité ou du CPAS avant de commencer.

Cas particuliers

Erreurs fréquentes

• ✕Payer un montant fixe mensuel élevé « pour les frais » sans vérifier les plafonds.
• ✕Cumuler forfait et notes de frais (repas, téléphone) pour le même volontaire.
• ✕Ne pas pouvoir prouver que la note d’organisation a été communiquée.
• ✕Oublier l’assurance responsabilité civile obligatoire.
• ✕Verser des jetons de présence aux administrateurs en les présentant comme défraiement de volontaire.
• ✕Utiliser les plafonds d’une année précédente.