Comptabilité d'une ASBL : simplifiée ou en partie double ?
Toute ASBL doit tenir une comptabilité. Sa forme dépend de quatre critères de taille fixés par le Code des sociétés et des associations. Voici comment savoir où vous vous situez.
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En bref
- Toute ASBL est soumise à l'obligation comptable du Code de droit économique (art. III.82 CDE).
- Une ASBL qui ne dépasse pas plus d'un des quatre critères de l'art. 3:47, § 2 CSA peut tenir une comptabilité simplifiée (livre unique).
- Au-delà, la comptabilité en partie double est obligatoire, avec des comptes annuels selon un schéma complet, abrégé ou micro.
- Les livres se conservent sept ans ; la plupart des pièces justificatives aussi (art. III.86 et III.88 CDE).
Une ASBL peut tenir une comptabilité simplifiée si, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, elle ne dépasse pas plus d'un des critères suivants : 5 travailleurs en moyenne annuelle, 391.000 euros de recettes (hors recettes non récurrentes, hors TVA), 1.562.000 euros d'avoirs et 1.562.000 euros de dettes (art. 3:47, § 2 CSA). Si elle dépasse au moins deux de ces critères, elle doit tenir une comptabilité en partie double.
| Critère | Seuil | Comment le calculer |
|---|---|---|
| Travailleurs | 5 en moyenne annuelle | En équivalents temps plein, selon l'art. 1:28, § 5 CSA (données DIMONA) |
| Total des recettes | 391.000 euros | Hors recettes non récurrentes, hors TVA |
| Total des avoirs | 1.562.000 euros | Tout ce que l'ASBL possède (bâtiments, matériel, comptes bancaires…) |
| Total des dettes | 1.562.000 euros | Toutes les dettes à la date de clôture |
Quelle comptabilité pour votre ASBL ?
La règle tient en une phrase : on regarde les chiffres à la date du bilan du dernier exercice clôturé et on compte combien de critères sont dépassés.
- 0 ou 1 critère dépassé : comptabilité simplifiée autorisée (art. III.85, § 2 CDE et art. 3:47, § 2 CSA).
- 2 critères ou plus dépassés : comptabilité en partie double obligatoire, selon les règles du livre III du CDE.
Exemple
Une ASBL sportive emploie 2 travailleurs ETP, encaisse 180.000 euros de recettes par an et possède 60.000 euros sur ses comptes, sans dette importante. Elle ne dépasse aucun critère : la comptabilité simplifiée suffit. Si elle engage 4 personnes de plus (6 ETP) et que ses recettes dépassent 391.000 euros, elle dépasse deux critères et doit passer en partie double.Ces montants peuvent être adaptés à l'évolution des prix (art. 3:47, § 2, dernier alinéa CSA). Vérifiez toujours la version en vigueur du Code avant de conclure. L'outil vérifier mon ASBL vous aide à faire le point.
La comptabilité simplifiée : le livre unique
En comptabilité simplifiée, l'ASBL inscrit sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de date toutes les opérations qui font bouger ses disponibilités (caisse et comptes bancaires) dans un livre comptable unique selon le modèle déterminé par le Roi (art. III.85, § 2 CDE).
Ce qu'il faut tenir en comptabilité simplifiée
- Un livre unique des recettes et dépenses (papier ou logiciel), tenu au jour le jour
- Une pièce justificative datée pour chaque écriture (facture, ticket, extrait de compte)
- Un inventaire annuel des avoirs et des dettes
- En fin d'exercice : un état des recettes et dépenses et une annexe comprenant un état du patrimoine (AR du 29 avril 2019, art. 3:177 à 3:184)
L'état des recettes et dépenses découle directement du livre unique et doit suivre le schéma minimum de l'annexe 8 de l'arrêté royal du 29 avril 2019. Toute compensation entre recettes et dépenses est interdite (art. 3:182 AR).
La comptabilité en partie double
Au-delà des seuils, l'ASBL tient une comptabilité complète en partie double, avec plan comptable, journaux, inventaire, bilan et compte de résultats. Le schéma des comptes annuels dépend ensuite de la taille de l'ASBL.
| Catégorie | Critères (ne pas dépasser plus d'un) | Schéma |
|---|---|---|
| Micro-ASBL (art. 1:29 CSA) | 10 travailleurs ; 900.000 euros de chiffre d'affaires ; 450.000 euros de total du bilan | Microschéma possible |
| Petite ASBL (art. 1:28 CSA) | 50 travailleurs ; 11.250.000 euros de chiffre d'affaires ; 6.000.000 euros de total du bilan | Schéma abrégé possible |
| Autres ASBL | Plus d'un critère dépassé | Schéma complet, rapport de gestion et commissaire obligatoires |
Pour ces catégories, le fait de dépasser ou de ne plus dépasser les critères n'a d'effet que s'il se produit pendant deux exercices consécutifs (art. 1:28, § 2 CSA).
Choix volontaire
Une ASBL qui peut tenir une comptabilité simplifiée peut décider de se soumettre volontairement au régime de la partie double (art. 3:185 AR du 29 avril 2019). C'est souvent utile quand un pouvoir subsidiant demande un bilan.Combien de temps conserver les documents ?
- Livres comptables : sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture (art. III.88 CDE).
- Pièces justificatives : sept ans, classées méthodiquement ; trois ans pour les pièces qui ne doivent pas faire preuve à l'égard de tiers (art. III.86 CDE).
- Les règles fiscales peuvent imposer d'autres délais : vérifiez-les pour votre situation.
Passer d'un régime à l'autre
Une ASBL qui quitte la comptabilité simplifiée doit le mentionner dans l'annexe de ses comptes annuels, en indiquer les principales conséquences, et établir un bilan d'ouverture selon les règles prévues par l'arrêté royal (art. 3:174 et 3:175 AR du 29 avril 2019). Anticipez : le passage se prépare idéalement avec un comptable avant le début de l'exercice concerné.
Information générale
Ce guide ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable, en particulier si votre ASBL est proche des seuils ou relève d'une réglementation sectorielle.Cas particuliers
ASBL soumise à des règles comptables sectorielles
Les ASBL qui, en raison de leur activité principale, sont soumises à des règles comptables particulières au moins équivalentes ne relèvent pas du régime général (art. III.82, § 1er, al. 2, 3° CDE et art. 3:47, § 5 CSA).
ASBL qui démarre
Pour le premier exercice, la taille s'apprécie par une estimation de bonne foi au début de l'exercice (art. 1:28, § 3 CSA).
Exercice plus court ou plus long que douze mois
Pour les critères de l'art. 1:28, le chiffre d'affaires est proratisé en fonction du nombre de mois de l'exercice (art. 1:28, § 4 CSA).
Erreurs fréquentes
- Se baser sur les chiffres de l'exercice en cours au lieu de ceux du dernier exercice clôturé.
- Croire qu'il suffit de dépasser un seul critère pour devoir passer en partie double : il en faut au moins deux.
- Compenser recettes et dépenses (par exemple inscrire seulement le bénéfice net d'une fête) : c'est interdit.
- Tenir le livre en fin d'année à partir des extraits bancaires au lieu de l'alimenter au fil de l'eau.
- Jeter les pièces justificatives après la clôture des comptes.
Ce qu'il faut retenir
- Simplifiée si l'ASBL ne dépasse pas plus d'un des quatre critères de l'art. 3:47, § 2 CSA.
- Les seuils actuels : 5 ETP, 391.000 euros de recettes, 1.562.000 euros d'avoirs, 1.562.000 euros de dettes.
- En partie double, le schéma (micro, abrégé, complet) dépend des critères des art. 1:28 et 1:29 CSA.
- Conservez livres et pièces au moins sept ans.
Sources officielles
Dernière vérification :
- SPF Justice – Moniteur belge (eJustice) — Code des sociétés et des associations, art. 1:28, 1:29 et 3:47(nouvel onglet)
- SPF Justice – Moniteur belge (eJustice) — Code de droit économique, art. III.82, III.85, III.86 et III.88(nouvel onglet)
- SPF Justice – Moniteur belge (eJustice) — Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du CSA, art. 3:174 à 3:185 et annexe 8(nouvel onglet)
- BNB — Belgian associations and foundations : critères et lieu de dépôt(nouvel onglet)
Questions fréquentes
Une comptabilité tenue dans un tableur suffit-elle ?
Pour une ASBL en comptabilité simplifiée, la loi impose un livre unique tenu fidèlement, complètement et par ordre de date, selon le modèle fixé par le Roi. Un tableur peut convenir s'il respecte ces exigences et garantit que les écritures ne sont pas modifiées après coup.
Les subsides comptent-ils dans les recettes ?
Le critère vise le total des recettes autres que non récurrentes, hors TVA. Les subsides de fonctionnement réguliers sont en principe des recettes récurrentes ; un subside exceptionnel peut être non récurrent. En cas de doute, demandez à votre comptable.
Faut-il un expert-comptable ?
La loi n'impose pas de recourir à un expert-comptable pour tenir la comptabilité d'une ASBL. En revanche, une ASBL qui n'est pas « petite » au sens de l'art. 1:28 CSA doit désigner un commissaire (réviseur d'entreprises).
Où trouver les modèles de comptes annuels ?
Le schéma de la comptabilité simplifiée figure en annexe de l'arrêté royal du 29 avril 2019. Les modèles en partie double sont mis à disposition par la Banque nationale de Belgique sur son site.
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